Provincie Flevoland gaat de concretiseringsfase in met iASSET

Deze nieuwsflits staat in het teken van het bereiken van een mijlpaal! Na een lang en intensief aanbestedingstraject is woensdag 19 november de concretiseringsfase gestart met de beoogd opdrachtnemer van ons Assetmanagement (AM) Informatiesysteem, de firma iASSET BV.

Zoals in een eerdere Nieuwsflits over het AM-programma gemeld zijn we vanaf begin dit jaar bezig met het op orde brengen van de Data over ons areaal en het op orde brengen van de B&O- Processen. De derde stap in dit proces is het samenbrengen van beide trajecten in een geautomatiseerd AM-Informatiesysteem. Om te zorgen voor integrale afstemming en draagvlak bij de medewerkers zijn bij alle drie de trajecten diverse collega’s uit de binnen- en buitendienst betrokken. Ook verschillende medewerkers van andere afdelingen en externe specialisten doen en denken met ons mee.

Door het samenbrengen van data, processen en informatievoorziening kunnen we betere keuzes maken om ons areaal inzichtelijk en zo betaalbaar mogelijk in stand te kunnen houden. Bovendien is de informatie voor iedereen plaats en tijd onafhankelijk beschikbaar. En voldoet het systeem aan de verplichte Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en aan de norm NEN-2767-4.

Nieuwe methodiek Voor de aanbesteding van het AM-Informatiesysteem is gebruik gemaakt van de voor de provincie nieuwe methodiek van Best Value Procurement (BVP). Het uitgangspunt van BVP is dat er niet alleen wordt gekeken naar de prijs, maar ook naar de prestatie. We hebben marktpartij uitgedaagd hun specifieke kennis in te brengen en binnen de financiële mogelijkheden te komen met een voorstel waarin kwaliteit en het beperken van risico’s voorop staan. iAsset BV scoorde hierbij het best en is daarom als beoogd opdrachtnemer aangewezen.

Dat betekent nog niet dat iASSET BV de opdracht helemaal binnen heeft. Sinds woensdag 19 november is de concretiseringsfase van de aanbestedingsprocedure gestart. Tijdens deze fase dient de firma iAsset BV praktisch aan te tonen dat de opdracht uitvoerbaar is overeenkomstig de bij inschrijving aangegeven kwaliteit, eisen, randvoorwaarden en inschrijfprijs. Hierna volgt de definitieve gunning begin februari 2015.

De firma iASSET BV zal de aankomende periode samen met een collega’s die met het informatiesysteem gaan werken, deze fase inrichten. Voor ons en voor de firma iASSET BV is het belangrijk dat de toekomstig gebruikers in dit stadium van het traject, dus ook al voor de definitieve gunning, betrokken worden. Dat is de beste manier om te garanderen dat we een systeem krijgen waar we ook goed mee kunnen werken. Verschillende collega’s van zowel bureau Wegen & Vaarwegen als het Ingenieursbureau ontvangen binnenkort een uitnodiging om hieraan mee te werken.

Als eerste zal de firma iASSET BV met deze medewerkers in gesprek gaan om specifiek per thema wensen en eisen verder in beeld te krijgen. Daarna wordt het definitieve plan van aanpak opgesteld om de implementatie vlot en naar tevredenheid van de gebruikers te laten verlopen.